BayernPackages und EfA

Mit den BayernPackages unterstützt der Freistaat Bayern seine Kommunen dabei, Verwaltungsleistungen effizient und digital anzubieten. Ein wichtiger Bestandteil der BayernPackages sind die sogenannten „EfA-Leistungen“, deren Rollout und Nachnutzung die BayKommun in den bayerischen Kommunen unterstützt. Hier erfahrt Ihr, was BayernPackages und EfA-Leistungen sind, wie sie finanziert werden und wie die Nachnutzung abläuft.

1. BayernPackages

Was sind die BayernPackages?

Die BayernPackages sind eine Initiative des Freistaats Bayern, über die den bayerischen Kommunen ausgewählte Online-Dienste und weitere digitale Lösungen zentral zur Verfügung gestellt werden.

Die BayernPackages beinhalten dutzende ausgewählte Online-Dienste und sonstige digitale Lösungen. Sie umfassen Leistungen aus vier unterschiedlichen Kategorien:

• EfA-Leistungen: Online-Dienste, die nach dem Prinzip „Einer für Alle“ von anderen Bundesländern zentral entwickelt worden sind und zur Nachnutzung angeboten werden
• Marktangebote: Digitale Lösungen, die durch das Bayerische Digitalministerium basierend auf kommunalen Bedarfen direkt bei Dienstleistern beauftragt oder eingekauft werden
• BayernStore-Leistungen: Online-Dienste des BayernStores, die die bayerischen Ressorts zusammen mit dem staatlichen IT-DLZ entwickelt haben
• Digitaler Werkzeugkasten: Online-Dienste, die von Landkreisen eigenständig erarbeitet und zur Nachnutzung bereitgestellt werden (Voraussetzung dafür ist die Nutzung des XIMA Formcycle Systems)

Detaillierte Steckbriefe zu allen Leistungen der BayernPackages findet Ihr in unserem DigitalMarkt.

Wie werden die BayernPackages finanziert?

Die jährlich laufenden Kosten inkl. Entwicklung und Weiterentwicklung für die BayernPackages werden hälftig zwischen Freistaat und Kommunen aufgeteilt. Der kommunale Beitrag wird für jede Kommune pauschal als Jahresbetrag bestimmt. Die Umlage („Digitalumlage“) errechnet sich nach einem Schlüssel, der auf der Einwohnerzahl der jeweiligen Kommune basiert.

Die Erhebung des kommunalen Kostenanteils erfolgt über die Verrechnung mit Finanzzuweisungen nach Art. 7, 15 BayFAG, die den Kommunen im Rahmen des Finanzausgleichgesetzes (FAG) zugewiesen werden. Die Digitalumlage wird einmal jährlich von den Auszahlungen des FAG einbehalten. Die Kommunen müssen also nicht selbst aktiv werden.

Zu den verschiedenen Kategorien von Online-Diensten ist folgendes zu beachten:

• Die enthaltenen EfA-Leistungen sowie die Marktangebote werden über den BayernPackage-Finanzierungsmechanismus (gemeinsame Finanzierung durch Freistaat und Kommunen) finanziert. Die Finanzierung umfasst die Kosten für die Bereitstellung der Software, also Betrieb, Wartung und Pflege sowie von Entwicklungs- bzw. Weiterentwicklungskosten. Als Unterstützung für die bayerischen Kommunen übernimmt der Freistaat außerdem die anfallenden Rolloutkosten bis zu einer Höhe von 5 Mio. € pro Jahr.
• Die Online-Dienste des BayernStores werden vom Freistaat allein finanziert und können über das bayerische Redaktionssystem abonniert werden. Es fallen lediglich Kosten für die Verschlüsselungs- und Signaturzertifikate an, die zur Bereitstellung der Online-Dienste mit dem Übermittlungsweg „Basisdienst Digitaler Antrag“ (BDA) benötigt werden.
• Leistungen des Digitalen Werkzeugkastens sind für Kommunen unter der Voraussetzung der Nutzung von XIMA Formcycle ebenfalls kostenfrei nutzbar. Eine Basislizenz für XIMA Formcycle muss zuvor allerdings eigenständig und kostenpflichtig beschafft werden.

Die BayernPackage-Finanzierung ist als langfristige und dauerhafte Kooperation angelegt und in Art. 55a BayDiG gesetzlich verankert.

Welche Kosten entstehen aus den BayernPackages für die einzelnen Kommunen?

• Die Höhe des Betrags für einzelne Kommunen errechnet sich durch den Finanzierungsmechanismus der BayernPackages und wird jährlich per Bescheid mitgeteilt.
• Hierfür werden die EfA-Leistungen und Marktangebote in einem ersten Schritt der/den entsprechenden Zuständigkeitsebene/n (Bezirksebene, Kreisebene, Gemeindeebene) zugeordnet und die Kosten dementsprechend aufgeteilt.
• In einem zweiten Schritt werden die Kosten für die Zuständigkeitsebenen anteilig (nach Einwohnerzahl) auf einzelne Kommunen (bzw. Verwaltungsgemeinschaften) umgelegt.

Sind wir als Kommune verpflichtet, die Leistungen der BayernPackages zu implementieren?

• Nein, es besteht keine unmittelbare Pflicht zur Nachnutzung eines Online-Dienstes der BayernPackages.
• Die bayerischen Behörden sind jedoch nach Art. 19 Abs. 1 Satz 1 BayDiG verpflichtet, geeignete Verwaltungsleistungen auch digital anzubieten. Durch das OZG-Änderungsgesetz wird die Umsetzungsfrist durch eine Daueraufgabe ersetzt, die Pflichten bleiben bestehen. Diese Pflichten korrelieren zudem mit dem subjektiven Recht von Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen und Organisationen aus Art. 12 Abs. 1 S. 2 BayDiG, womit ein Prozessrisiko einhergeht.
• Sofern sich eine Kommune gegen die Nachnutzung eines Online-Dienstes der BayernPackages entscheidet, muss die Leistung anderweitig digital angeboten werden (vergleichbare Eigenentwicklung oder Marktlösung), da die in den BayernPackages enthaltenen Online-Dienste nach Art. 19 Abs. 1 Satz 1 BayDiG als geeignet zum digitalen Angebot gelten und insoweit kein Beurteilungsspielraum besteht. In diesem Fall müssen die Kommunen die Kosten allein tragen.

Wie können wir die Dienste aus den BayernPackages beziehen?

• Erster Anlaufpunkt für alle Dienste-Arten ist der DigitalMarkt der BayKommun. Dort sind alle Leistungen inklusive detaillierter Informationen enthalten.
• Die in den BayernPackages enthaltenen und zur Nachnutzung bereitstehenden EfA-Leistungen können direkt über den DigitalMarkt bestellt und rechtssicher nachgenutzt werden.
• Für den Bezug der Marktangebote kann der Kontakt zu den bereitstellenden Anbietern ebenfalls über den DigitalMarkt hergestellt werden.
• Die weiteren Dienste können über den BayernStore und Store des Digitalen Werkzeugkastens bezogen werden. Diese Dienste sind aufgrund technologischer Unterschiede also über nachgelagerte, eigene Plattformen beziehbar, allerdings ebenso zentral im DigitalMarkt verlinkt. Perspektivisch soll eine noch stärkere Integration aller Leistungen in den DigitalMarkt erfolgen.

Ab Januar 2026 könnt Ihr auch die Marktangebote direkt und nahtlos über den DigitalMarkt bestellen.

2. EfA-Leistungen

Was sind EfA-Leistungen?

Eine EfA-Leistung ist eine digitale Verwaltungsleistung, die nach dem sogenannten EfA ("Einer für Alle")-Prinzip entwickelt wurde. Im Kontext des Onlinezugangsgesetzes (OZG) zielt EfA auf eine effiziente, bundesweit einheitliche Nachnutzung digitalisierter Leistungen ab. Länder und Kommunen sollen nicht jede digitale Verwaltungsdienstleistung einzeln entwickeln, sondern von bereits vorhandenen Digitalisierungslösungen anderer Bundesländer profitieren.

Beim EfA-Prinzip entwickelt und betreibt ein Bundesland oder eine Allianz aus mehreren Bundesländern eine digitale Verwaltungsleistung – üblicherweise durch einen beauftragten öffentlichen oder privaten IT-Dienstleister. Diese Leistung wird dann anderen IT-Dienstleistern, Bundesländern und Kommunen zur Verfügung gestellt, welche die EfA-Leistung nachnutzen können. Die Kosten für Betrieb und Weiterentwicklung teilen sich alle beteiligten Länder und Kommunen.

Welche Kosten entstehen für die Kommunen aus den EfA-Leistungen?

• Die EfA-Leistungen sind Teil der BayernPackages, deren jährlich laufende Kosten hälftig zwischen Freistaat und Kommunen aufgeteilt werden. Über die sogenannte „Digitalumlage” bezahlen die Kommunen bereits für die EfA-Leistungen (Details zur Finanzierung der BayernPackages s. oben).
• Bei EfA-Leistungen umfasst diese Finanzierung die Kosten für die Bereitstellung der Software, also Betrieb, Wartung und Pflege sowie Weiterentwicklung.
• Im DigitalMarkt könnt Ihr als Kommune die EfA-Dienste kostenlos (da bereits über die Digitalumlage bezahlt) bestellen.
• In vielen Fällen kommen außerdem die Kosten für eine Schnittstelle zum Fachverfahren hinzu, die die Kommunen selbst tragen müssen. Details zu den Kosten findet Ihr im jeweiligen Steckbrief im DigitalMarkt.

Müssen EfA-Leistungen nachgenutzt werden?

Für EfA-Leistungen gilt das Gleiche wie für alle Leistungen der BayernPackages: Sie müssen nicht genutzt werden, aber die Verwaltungsleistung muss bei Nicht-Nutzung des Dienstes anderweitig digital angeboten werden (Details zum Thema Pflichten s. oben unter "Bayernpackages").

Welche Rolle spielt die BayKommun beim Thema EfA?

Die BayKommun AöR wurde 2023 gegründet, um bayerische Kommunen gezielt bei der Digitalisierung zu unterstützen. Sie ist die zentrale Anlaufstelle für den rechtssicheren Rollout von EfA-Diensten sowie die Nachnutzung weiterer zahlreicher BayernPackage-Leistungen in bayerischen Kommunen.

Wie können wir eine EfA-Leistung beziehen?

• Die BayKommun gibt die EfA-Leistung im Auftrag des Freistaates und der bayerischen Ministerien an die bayerischen Kommunen weiter. Für diese Weitergabe ist ein Vertrag mit der BayKommun erforderlich, da wir die hierfür erforderliche, juristisch inhousefähige Einheit sind. Dieser sogenannte Sub-Sub-Nachnutzungsvertrag ist notwendig, um die Leistungen rechtlich bereitstellen zu dürfen.
• Als bayerische Kommunen müsst Ihr deshalb EfA-Leistungen im DigitalMarkt der BayKommun bestellen. Ihr schließt damit automatisch den erforderlichen Sub-Sub-Nachnutzungsvertrag ab.

Für jeden EfA-Dienst steht im DigitalMarkt ein detaillierter Steckbrief mit allen wichtigen Informationen zur Verfügung. Wenn der EfA-Dienst bereits verfügbar ist, könnt Ihr ihn dort auch direkt bestellen.

Und so läuft eine Bestellung ab:

• Registriert Euch mit dem „Mein Unternehmenskonto“ im DigitalMarkt.
• Bestellt die gewünschte EfA-Leistung.
• Ihr bekommt den Vertrag und weitere Unterlagen zu dem bestellten Dienst zugesendet und habt damit die rechtliche Grundlage für die weitere Nutzung der Leistung abgeschlossen.
• Gleichzeitig wird der Fachverfahrenshersteller bzw. IT-Dienstleister über die gewünschte Einrichtung der Leistung informiert und wird sich mit euch für die weiteren Schritte in Verbindung setzen.
• Nach erfolgreicher Anbindung erhaltet ihr die Aufforderung von der  BayKommun (Ticketsystem) den BayernPortal-Link zu übermitteln, damit wir wissen, dass die Leistung im BayernPortal verfügbar ist.

Wenn Ihr Fragen zum Thema EfA-Leistungen habt, schaut in unsere Sammlung an FAQs oder schreibt uns an projekt@baykommun.bayern.